年會(huì)策劃，如何控制年會(huì)活動(dòng)本錢？

年會(huì)活動(dòng)，如何用最少的預(yù)算到達(dá)最好的活動(dòng)成效？對(duì)付年會(huì)策劃者，這是一個(gè)大難題。

一、交通

將年會(huì)安設(shè)在臨近的區(qū)域領(lǐng)域內(nèi).跟著汽油價(jià)格上漲,交通用度在不斷增添.為了將交通用度降低到最低點(diǎn),要盡可能將年會(huì)安設(shè)在距離大大都參會(huì)代表住宿所在對(duì)照近的處所,或者盡可能找一個(gè)參會(huì)代表可以步行到會(huì)場(chǎng)的年會(huì)中心去開會(huì).

引導(dǎo)同城的參會(huì)代表乘坐大眾交通工具到年會(huì)現(xiàn)場(chǎng),異常是年會(huì)中心正好有停靠站的.凡是情景下,乘坐大眾交通工具比安設(shè)專車穿城接送速度要快,比乘坐出租車價(jià)格要低.將迎送服務(wù)改為報(bào)銷機(jī)場(chǎng)班車、公交車或地鐵發(fā)票.

在與酒店、度假村商談的時(shí)候,請(qǐng)求他們免費(fèi)為嘉賓提供來去酒店的專車服務(wù),而且要預(yù)留免費(fèi)的泊車位.

請(qǐng)求當(dāng)?shù)氐某鲎廛嚬緸閰?huì)代表到展覽現(xiàn)場(chǎng)、餐館以及景點(diǎn)提供打折服務(wù).

使用航空公司的貴客安眠室為年會(huì)團(tuán)隊(duì)提供迎送服務(wù).

旅游要錯(cuò)過岑嶺期(一大早或晚上).

問一問酒店是否提供機(jī)場(chǎng)免費(fèi)接送服務(wù).

讓年會(huì)中心為參會(huì)代表在轉(zhuǎn)移時(shí)提供一些必要的姑且安眠場(chǎng)所.

讓贊助商付出班車用度,作為互換,可以在酒店班車的宣傳牌、年會(huì)中心的班車?？空疽约鞍嘬嚿蠟樗麄冏鰪V告.

搞朦朧需要幾多臺(tái)客車,預(yù)訂得當(dāng)?shù)淖蝗萘?

假設(shè)你的大部分團(tuán)隊(duì)成員體力對(duì)照好的話,可以將酒店訂在年會(huì)中心鄰近步行的領(lǐng)域內(nèi),無需提供接送服務(wù).假設(shè)這樣做的話,一定在你的注冊(cè)質(zhì)料中寫朦朧,讓參會(huì)代表都知道.

假設(shè)你的參會(huì)代表中有很多殘疾人,盡量將他們安設(shè)在一個(gè)或相近的幾個(gè)酒店中,以便于集中安設(shè)殘疾人車輛.

二、會(huì)務(wù)構(gòu)成員：雇傭現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)和服務(wù)人員,不消為會(huì)務(wù)構(gòu)成員付交通費(fèi).

了解當(dāng)?shù)氐募影嘞拗坪鸵?guī)定.安設(shè)會(huì)務(wù)構(gòu)成員在正常事情時(shí)間內(nèi)開展事情,避免加班.

按天為會(huì)務(wù)構(gòu)成員提供差旅補(bǔ)助,精確地計(jì)劃出他們?cè)诓惋嫼徒煌ㄓ枚确矫娴脑S可領(lǐng)域.

盡可能多用實(shí)習(xí)生和幻想者.

三、演講人與娛樂

請(qǐng)會(huì)員或當(dāng)?shù)厝俗餮葜v人.對(duì)付任何范疇的任何協(xié)會(huì)來說,會(huì)員名單中總是會(huì)有一些重量級(jí)的專家可以作演講人.假設(shè)可能的話,以減免注冊(cè)費(fèi)的方法邀請(qǐng)會(huì)員到會(huì)演講.也可以邀請(qǐng)當(dāng)?shù)氐难葜v人,以節(jié)約旅游用度.

對(duì)付那些需要旅游到年會(huì)舉辦地的演講人,給他們籌備好旅游指南,這樣就不消另付大巴、五星級(jí)酒店以及頭等艙機(jī)票用度.

假設(shè)考慮邀請(qǐng)知名的天才演出團(tuán)體為你進(jìn)行一個(gè)晚上演出的話,就與當(dāng)?shù)氐慕烫脠F(tuán)體、青年團(tuán)體或?qū)W校團(tuán)體聯(lián)系,來滿足你的音樂和娛樂方面的　　需求.許多都市凡是都有一些頗具天賦的演出人才,而且?guī)缀鯖]有什么用度.此外,假設(shè)他們是一個(gè)非盈利組織的話,你可以把演出用度捐給他們的組織,這 不能不算是一件好事.

開始動(dòng)作吧!演講人和娛樂用度凡是每年都上漲.鎖定本年的用度,舍棄分項(xiàng)運(yùn)算的要領(lǐng),談一個(gè)一攬子用度方案.了解演出團(tuán)隊(duì)的組正當(dāng)則，以最大限度地減少所需的音樂家數(shù)量，尋找一個(gè)在你的年會(huì)舉辦時(shí)間前后在當(dāng)?shù)匮不匮莩龅膱F(tuán)隊(duì).假設(shè)你預(yù)訂了一個(gè)已經(jīng)在該地區(qū)演出的團(tuán)隊(duì),你可以節(jié)約機(jī)票 用度,沒準(zhǔn)兒還能省下音響用度.

四、配置與搭建

了解一下在同一個(gè)酒店另有什么團(tuán)隊(duì)在你的年會(huì)前后舉辦年會(huì),與他們一起購買搭建所需的物品.這樣可以節(jié)約質(zhì)料及拆建用度.

假設(shè)你的會(huì)期凌駕兩天,年會(huì)室的配置與搭建不要有厘革.現(xiàn)場(chǎng)辦公用帶裙邊的餐桌就行,不必租用專用的辦公桌. 減少存儲(chǔ)用房,節(jié)約視聽與配置用度. 使用酒店里具有兩種配置成果的空間,比如一個(gè)空間既可以開會(huì)也可以用餐.可以用幕簾或植物把空間離隔. 使用一個(gè)戶外場(chǎng)所以減少裝點(diǎn)用度. 使用大眾場(chǎng)所開會(huì),如圖書館、公園、植物園、博物館等.這些處所用度很低,因?yàn)橛袝r(shí)候你可以到外面訂餐.