會(huì)議活動(dòng)策劃的基本要求

在生活中，相信每個(gè)人都接觸過(guò)會(huì)議活動(dòng)。會(huì)議活動(dòng)的策劃不可避免地出現(xiàn)錯(cuò)誤。這里我們需要考慮到時(shí)間和人員，地點(diǎn)，以及會(huì)議的主要內(nèi)容等這些都是最基本的要素。如果會(huì)議活動(dòng)沒(méi)有策劃好，其影響將會(huì)很大。那么，會(huì)議活動(dòng)策劃的基本要求是什么，應(yīng)該注意什么？以下分析：

1、會(huì)議活動(dòng)目的

會(huì)議活動(dòng)目的的制定需要對(duì)傳播主體有一個(gè)精準(zhǔn)的分析。因此策劃會(huì)議活動(dòng)前，一定要對(duì)企業(yè)形象現(xiàn)狀進(jìn)行診斷，從而為選擇的活動(dòng)目標(biāo)和方法提供依據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議活動(dòng)目標(biāo)需服從于樹(shù)立企業(yè)形象這一總體目標(biāo)，且會(huì)議活動(dòng)目標(biāo)應(yīng)明確、具體，具有可行性和可操作性。確定你的目標(biāo)意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路。

2、會(huì)議活動(dòng)主題

會(huì)議活動(dòng)主題是對(duì)會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容的高度概括，對(duì)整個(gè)會(huì)議活動(dòng)起著指導(dǎo)作用。主題設(shè)計(jì)得是否精彩、恰當(dāng)，對(duì)會(huì)議活動(dòng)成效影響極大。這個(gè)被精煉出的主題具有唯一性、相關(guān)性和易于傳播性，能輕而易舉地將活動(dòng)推向高潮，且任憑時(shí)光流逝，依舊鮮活如初。主題有多種表現(xiàn)方式，可以是一個(gè)口號(hào)，也可以是一句陳述或一個(gè)表白。會(huì)議活動(dòng)主題設(shè)計(jì)看似簡(jiǎn)單，實(shí)非易事。一個(gè)好的活動(dòng)主題設(shè)計(jì)需要考慮三個(gè)因素：

(1)會(huì)議活動(dòng)目標(biāo)，即活動(dòng)的主題必須與活動(dòng)目標(biāo)相一致，并能充分表現(xiàn)目標(biāo)。

(2)會(huì)議信息特性，即活動(dòng)主題的信息要獨(dú)特新穎，有鮮明的個(gè)性，突出本次活動(dòng)的特色。

(3)會(huì)議公眾心理，即活動(dòng)主題要適應(yīng)公眾心理的需要，主題要形象動(dòng)人，具有強(qiáng)烈的感召力。

3、參加會(huì)議活動(dòng)對(duì)象

即對(duì)目標(biāo)受眾進(jìn)行分析和定位。會(huì)議活動(dòng)是以不同的方針對(duì)不同的目標(biāo)客戶展開(kāi)的，因此只有確定了目標(biāo)客戶，才能制定有效的會(huì)議活動(dòng)方案。經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價(jià)值觀念、利益要求等的差異都會(huì)使目標(biāo)客戶群體呈現(xiàn)不同的特點(diǎn)。總之，對(duì)目標(biāo)客戶群體了解越徹底，慶典目標(biāo)就越有針對(duì)性，實(shí)行效果也就越好。

1、周密細(xì)致、程序規(guī)范

會(huì)議方案要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù)，明確會(huì)議日程安排及各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，按照有關(guān)規(guī)定和程序合理安排會(huì)議議程，使各場(chǎng)次會(huì)議能順利銜接，使整體的會(huì)議安排周密細(xì)致、程序規(guī)范，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會(huì)務(wù)秘書(shū)工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作分工安排等內(nèi)容。

2、加強(qiáng)溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

一方面，要加強(qiáng)對(duì)上的溝通請(qǐng)示工作。在組織籌備會(huì)議的過(guò)程中，必須加強(qiáng)與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通請(qǐng)示工作。另一方面，要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。大型會(huì)議的順利開(kāi)展，是會(huì)務(wù)組織部門(mén)與文件起草、組織人事、宣傳報(bào)道、后勤服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門(mén)密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會(huì)議籌備期間，必須加強(qiáng)與上述部門(mén)的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進(jìn)度，加強(qiáng)配合，共同推進(jìn)籌備工作全面有序進(jìn)行。