分享會議策劃的前期準(zhǔn)備工作與策劃注意細(xì)節(jié)

一般的會議、會展等，都會考慮請專業(yè)的策劃公司來完成，而為了保證會會議的進(jìn)行，會前必須做好充分的準(zhǔn)備，會議順利與否，關(guān)鍵在于會前的精心策劃，以及注意在策劃時(shí)的一些細(xì)節(jié)要點(diǎn)，今天小編為大家分享會議策劃前的準(zhǔn)備以及在策劃時(shí)的一些細(xì)節(jié)。

一、會議策劃的前期準(zhǔn)備工作

1、會場的預(yù)約和布局

根據(jù)會議的級別和會議的具體情況，選擇會議舉辦地，提前預(yù)約;并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置;提前調(diào)試好設(shè)備并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。

2、會議資料的準(zhǔn)備

根據(jù)會議的具體需求，可以設(shè)計(jì)會議資料的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;提前把會議資料送到會場。會議資料較多時(shí)，可以按照會議策劃將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。

再者如果需要給參會人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品的情況下，應(yīng)當(dāng)與會議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料袋中一并發(fā)放給參會人員。

3、策劃會議基本流程

正式會議開始之前一般都有介紹會議的整體流程，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程，策劃的會議一般分為工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。

會議的基本流程會整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，明白基本流程是參會者可以更加輕松參與到會議中來。

4、會議通知

會議的通知對于會議策劃的一部分，顯然是必不可少的，如是企業(yè)的內(nèi)部會議，我們可根據(jù)企業(yè)的常用通訊系統(tǒng)對參會者進(jìn)行通知，若還有企業(yè)的外部合作方我們也可通過電話，短信或電子郵箱來通知對方，通知的內(nèi)容應(yīng)簡要的說明會議議程、參會人員、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)等，盡量做到簡明扼要。

二、會議策劃注意細(xì)節(jié)

1、在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由主辦方來做，做出會議進(jìn)程時(shí)間進(jìn)度表。

2、如果會議形式比較鄭重，除了電話聯(lián)系外，需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)(如書面文件或者通知單，邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理)。

3、會議開始時(shí)參與報(bào)到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時(shí)可以認(rèn)識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會代表是要交會務(wù)費(fèi)的，主辦方還得負(fù)責(zé)收取會務(wù)費(fèi)。

4、取得會議承辦方開出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對所需的服務(wù)與會議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。

5、主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如果會議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告知會議承辦方，請他們協(xié)助制定。

6、在會議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊(duì)等單位的同時(shí)，根據(jù)時(shí)間進(jìn)度表進(jìn)行及時(shí)的詢問，落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。

7、正式會議開始之前，檢查會場的布置工作確保萬無一失。

8、報(bào)到結(jié)束后，及時(shí)通知會議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時(shí)與酒店協(xié)調(diào)解決，避免酒店和您不必要的麻煩。

9、一般情況下以電話通知各單位在何時(shí)、何地舉行會議，并確認(rèn)各單位與會代表人數(shù)。

10、制定與公司和此會議的總目標(biāo)相一致財(cái)務(wù)預(yù)算，定金一般是先預(yù)交總費(fèi)用的50%，其余費(fèi)用會議結(jié)束時(shí)一并結(jié)清。

11、與會議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會時(shí)間。

12、做好會議期間的協(xié)調(diào)工作。

13、會議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際情況做出此次會議的總結(jié)報(bào)告、備檔。