如何才能成功舉辦一場會議

招商會、新品發(fā)布會、研討會、新聞發(fā)布會

相信只要在職場的小伙伴，總是會碰到各種各樣的會議，會議作為公司一個(gè)宣傳造勢的熱點(diǎn)，公司每場會議都會投入大量人力物力作為支持，一次召開一場成功的會議是職場人士必備的職業(yè)素養(yǎng)，下面深圳造勢策劃就以實(shí)操案例來幫大家分析，如何才能成功舉辦一場會議。

一、選擇場地

場地的選擇需要考慮參會人數(shù)和角色，如果領(lǐng)導(dǎo)表明了意愿，那就省掉了自己設(shè)定篩選條件的步驟。一個(gè)郊區(qū)的酒店，和一個(gè)高大上的會場，從會場的氛圍、布置，到周邊的環(huán)境（有無風(fēng)景區(qū)、有無農(nóng)家樂）都會有很大不同。此外，因?yàn)闀h和住宿是費(fèi)用的大頭，在前期就應(yīng)該先行考慮預(yù)算了。

二、踩點(diǎn)預(yù)演

大型會議最好是一氣呵成，不要出現(xiàn)任何突發(fā)情況。這就需要我們對場地和設(shè)備足夠熟悉，也就是需要提前踩點(diǎn)。

1）酒店方位

了解會場、餐廳與住宿的相對位置，便于開會期間的引導(dǎo)。

2）周邊環(huán)境

比如說我們這次會議的地點(diǎn)在一個(gè)郊區(qū)的景區(qū)里，去了才發(fā)現(xiàn)盡管現(xiàn)在網(wǎng)約車如此發(fā)達(dá)，但這個(gè)地方打車完全憑運(yùn)氣，他們的工作人員是坐指定班車上下班，座位有限不要指望能坐個(gè)順風(fēng)車。所以提醒參會人員交通狀況就很必要。

3）會場情況

開會是本次會議的第一重點(diǎn)，同時(shí)也是比較嚴(yán)肅的一個(gè)場合。進(jìn)入會場要注意了解以下幾點(diǎn)情況：

①座位排布。領(lǐng)導(dǎo)坐在哪個(gè)位置？現(xiàn)場是否會出現(xiàn)某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)來晚了沒有他的座位的情況？是否會有領(lǐng)導(dǎo)旁邊沒人坐的情況？本次考慮設(shè)置了席位牌，避免掉了這個(gè)環(huán)節(jié)的特殊情況。

②茶水情況。我們到會場后發(fā)現(xiàn)，會場呈回字形布置?；刈肿郎?0位擺放了茶杯，但坐在后面椅子上的20位參會人員則沒有茶水。經(jīng)詢問，若訂瓶裝水需付費(fèi)，這也是在預(yù)算之外的支出，需要提前考慮。

③多媒體設(shè)備試用。最好是帶著自己的電腦去，直接演練一遍。可以檢查出屏幕色彩有無問題、電腦轉(zhuǎn)接頭是否匹配等問題。電腦、話筒放在哪里方便主講人上下場？這個(gè)方位拍照效果如何（涉及到后期做會議報(bào)道）？話筒有無電池？

4）住宿情況

不同人對睡眠的要求不同，對隱私的要求程度也不同。尤其本次還存在一個(gè)特殊情況：因所住酒店房間不多，所以存在兩個(gè)人睡一個(gè)床的情況。如果現(xiàn)場臨時(shí)隨機(jī)安排，有可能讓參會人員產(chǎn)生不適。

本次我的處理方法：提前安排，電話參會人員是否兩人同住大床，征得同意后再安排。但仍有不足之處：已確認(rèn)住宿安排后最好做一個(gè)表格發(fā)到群里供大家熟悉，這樣就可以保證大家第二天辦理入住整齊有序。由本次會議實(shí)施情況可知，即使是事前安排了住宿，仍會有人到了酒店臨時(shí)換房型的情況（如有些人標(biāo)間換成了大床房，雖然換房的人自己可以通過外地公司額度報(bào)銷大床費(fèi)用，但給他安排的標(biāo)間床位無形間就成了浪費(fèi)，需我們公司來承擔(dān)），開始的安排發(fā)生微調(diào)，預(yù)算也變化了，也為后面的入住情況核實(shí)、費(fèi)用分?jǐn)傇黾恿寺闊?/span>

5）餐飲情況

餐飲相對來說是最好控制的環(huán)節(jié)。此處只要注意以下幾點(diǎn)：

①菜怎么點(diǎn)？我們這次包桌，所以沒有自己點(diǎn)菜的環(huán)節(jié)。但是提前看了下菜單：16個(gè)菜，每桌分配12-13個(gè)人。覺得足夠了。但實(shí)施起來發(fā)現(xiàn)大家開了一下午會都很餓，這個(gè)菜量完全不夠吃。如果是10個(gè)人16個(gè)菜應(yīng)該正好，但預(yù)算也會上漲。

②酒水。公司吃飯酒水申領(lǐng)應(yīng)走流程。

③座位安排。團(tuán)建的目的是為了一個(gè)部門間多多交流、增進(jìn)感情，所以座位安排應(yīng)考慮把比較熟絡(luò)的人打散。本次我的處理方法：將領(lǐng)導(dǎo)席上安排了一些外地公司的負(fù)責(zé)人，這些人不常來公司和領(lǐng)導(dǎo)面對面匯報(bào)工作；還有新同事，這些人剛來，需要認(rèn)個(gè)臉熟。也因?yàn)樵跁h結(jié)束后我將座位分布告知了大家，所以吃飯落座避免了混亂情況。

6）其他安排

若是景區(qū)，且第二天安排了游玩環(huán)節(jié)，攻略應(yīng)提前做好。我是會議結(jié)束當(dāng)晚做的攻略，因?yàn)橛行┡笥涯軉柕皆敿?xì)信息，信息資源還算充分。但也用了近一個(gè)小時(shí)。自認(rèn)為日程做的還不錯(cuò)：我們安排的是徒步，我把徒步路線、線路上的景點(diǎn)、徒步大概用時(shí)、線路周邊的情況都打聽了一下。下次有條件的話最好是自己去踩個(gè)點(diǎn)，不然萬一在里面迷路了，或者線路上有什么安全隱患，會極大影響游玩體驗(yàn)。

三、會議當(dāng)天

1）會前安排

當(dāng)天早一點(diǎn)帶著儲存好待用資料的電腦過去，將電腦提前連接好。然后在那面等待來人辦理入住，到時(shí)間可以友情提醒參會人員出發(fā)，以保證會議的準(zhǔn)時(shí)開始。本次出現(xiàn)的情況是：組織人還沒到，已經(jīng)好多人辦理了入住。踩點(diǎn)到了會場，調(diào)試電腦又花了一些時(shí)間，開始的時(shí)間比規(guī)定時(shí)間延后了20分鐘，有可能給參會人造成不好的感受。

2）會議串講

主持人的音色沉穩(wěn)和串講的流暢度可以給參會人員一種正式、踏實(shí)的感覺。會議開場因?yàn)闀r(shí)間倉促準(zhǔn)備慌張，開場開的效果不太好。下次提前到了，把開場詞過幾遍，配上微笑，感受應(yīng)該會更好些。

3）備用資料

本次待講資料準(zhǔn)備了兩份，一份在電腦里，一份在U盤里，以防電腦損壞需要換電腦的情況。

4）拍照點(diǎn)位，相機(jī)準(zhǔn)備

5）倒計(jì)時(shí)牌安排、錄音安排

會議時(shí)間非常緊湊，應(yīng)安排倒計(jì)時(shí)，避免主講人嚴(yán)重超時(shí)拖緩整個(gè)會議的節(jié)奏。本次帶的牌子，設(shè)置了還有5、3、1分鐘，事實(shí)證明，對于控制時(shí)間十分有效。錄音應(yīng)選擇靠音響較近的地方，最好是選兩個(gè)人錄，避免有一個(gè)中途電話打斷或者沒電，漏掉記錄。

6）會議與晚餐銜接

提前問好飯店備菜速度，如本次是提前10分鐘通知走菜即可。這次的酒水沒有及時(shí)放到桌子上，導(dǎo)致組織人不在現(xiàn)場大家不知道酒在哪里。下次應(yīng)提前通知讓把涼菜和酒水都擺在桌子上，紅酒正好可以醒醒酒。提前10分鐘走熱菜，人到的時(shí)候基本就可以開動了。

四、費(fèi)用問題

此項(xiàng)與各公司報(bào)銷程序關(guān)聯(lián)度極強(qiáng)，僅供參考。

1）前期預(yù)算不需做的太細(xì)。你永遠(yuǎn)想不到吃飯會多加幾個(gè)菜，房間里會吃幾桶泡面摔幾個(gè)杯子，所以費(fèi)用預(yù)算只能是預(yù)估，還要稍微放一點(diǎn)量。

2）稍微放點(diǎn)量后的費(fèi)用按人頭、公司進(jìn)行分?jǐn)?，然后與各項(xiàng)目提前溝通看有無充足額度，開什么性質(zhì)的發(fā)票（餐飲、住宿）

3）所有費(fèi)用發(fā)生完成后，計(jì)算總共金額，以表格形式知會各報(bào)銷負(fù)責(zé)人，統(tǒng)一收錢、統(tǒng)一支付。金額確認(rèn)無誤后報(bào)給酒店前臺，讓他們按此額度開發(fā)票，發(fā)票拿走以后，酒店前臺自己做賬。（本次的酒店前轉(zhuǎn)不過來，非要跟我按照房間號結(jié)算，所以拖沓了一些時(shí)間。其實(shí)我把總數(shù)給她，她按照房間數(shù)去做賬就可以了）