如何才能成功舉辦一場會議

招商會、新品發(fā)布會、研討會、新聞發(fā)布會

相信只要在職場的小伙伴，總是會碰到各種各樣的會議，會議作為公司一個宣傳造勢的熱點，公司每場會議都會投入大量人力物力作為支持，一次召開一場成功的會議是職場人士必備的職業(yè)素養(yǎng)，下面深圳造勢策劃就以實操案例來幫大家分析，如何才能成功舉辦一場會議。

一、選擇場地

場地的選擇需要考慮參會人數(shù)和角色，如果領(lǐng)導表明了意愿，那就省掉了自己設(shè)定篩選條件的步驟。一個郊區(qū)的酒店，和一個高大上的會場，從會場的氛圍、布置，到周邊的環(huán)境（有無風景區(qū)、有無農(nóng)家樂）都會有很大不同。此外，因為會議和住宿是費用的大頭，在前期就應(yīng)該先行考慮預(yù)算了。

二、踩點預(yù)演

大型會議最好是一氣呵成，不要出現(xiàn)任何突發(fā)情況。這就需要我們對場地和設(shè)備足夠熟悉，也就是需要提前踩點。

1）酒店方位

了解會場、餐廳與住宿的相對位置，便于開會期間的引導。

2）周邊環(huán)境

比如說我們這次會議的地點在一個郊區(qū)的景區(qū)里，去了才發(fā)現(xiàn)盡管現(xiàn)在網(wǎng)約車如此發(fā)達，但這個地方打車完全憑運氣，他們的工作人員是坐指定班車上下班，座位有限不要指望能坐個順風車。所以提醒參會人員交通狀況就很必要。

3）會場情況

開會是本次會議的第一重點，同時也是比較嚴肅的一個場合。進入會場要注意了解以下幾點情況：

①座位排布。領(lǐng)導坐在哪個位置？現(xiàn)場是否會出現(xiàn)某個領(lǐng)導來晚了沒有他的座位的情況？是否會有領(lǐng)導旁邊沒人坐的情況？本次考慮設(shè)置了席位牌，避免掉了這個環(huán)節(jié)的特殊情況。

②茶水情況。我們到會場后發(fā)現(xiàn)，會場呈回字形布置?；刈肿郎?0位擺放了茶杯，但坐在后面椅子上的20位參會人員則沒有茶水。經(jīng)詢問，若訂瓶裝水需付費，這也是在預(yù)算之外的支出，需要提前考慮。

③多媒體設(shè)備試用。最好是帶著自己的電腦去，直接演練一遍?？梢詸z查出屏幕色彩有無問題、電腦轉(zhuǎn)接頭是否匹配等問題。電腦、話筒放在哪里方便主講人上下場？這個方位拍照效果如何（涉及到后期做會議報道）？話筒有無電池？

4）住宿情況

不同人對睡眠的要求不同，對隱私的要求程度也不同。尤其本次還存在一個特殊情況：因所住酒店房間不多，所以存在兩個人睡一個床的情況。如果現(xiàn)場臨時隨機安排，有可能讓參會人員產(chǎn)生不適。

本次我的處理方法：提前安排，電話參會人員是否兩人同住大床，征得同意后再安排。但仍有不足之處：已確認住宿安排后最好做一個表格發(fā)到群里供大家熟悉，這樣就可以保證大家第二天辦理入住整齊有序。由本次會議實施情況可知，即使是事前安排了住宿，仍會有人到了酒店臨時換房型的情況（如有些人標間換成了大床房，雖然換房的人自己可以通過外地公司額度報銷大床費用，但給他安排的標間床位無形間就成了浪費，需我們公司來承擔），開始的安排發(fā)生微調(diào)，預(yù)算也變化了，也為后面的入住情況核實、費用分攤增加了麻煩。

5）餐飲情況

餐飲相對來說是最好控制的環(huán)節(jié)。此處只要注意以下幾點：

①菜怎么點？我們這次包桌，所以沒有自己點菜的環(huán)節(jié)。但是提前看了下菜單：16個菜，每桌分配12-13個人。覺得足夠了。但實施起來發(fā)現(xiàn)大家開了一下午會都很餓，這個菜量完全不夠吃。如果是10個人16個菜應(yīng)該正好，但預(yù)算也會上漲。

②酒水。公司吃飯酒水申領(lǐng)應(yīng)走流程。

③座位安排。團建的目的是為了一個部門間多多交流、增進感情，所以座位安排應(yīng)考慮把比較熟絡(luò)的人打散。本次我的處理方法：將領(lǐng)導席上安排了一些外地公司的負責人，這些人不常來公司和領(lǐng)導面對面匯報工作；還有新同事，這些人剛來，需要認個臉熟。也因為在會議結(jié)束后我將座位分布告知了大家，所以吃飯落座避免了混亂情況。

6）其他安排

若是景區(qū)，且第二天安排了游玩環(huán)節(jié)，攻略應(yīng)提前做好。我是會議結(jié)束當晚做的攻略，因為有些朋友能問到詳細信息，信息資源還算充分。但也用了近一個小時。自認為日程做的還不錯：我們安排的是徒步，我把徒步路線、線路上的景點、徒步大概用時、線路周邊的情況都打聽了一下。下次有條件的話最好是自己去踩個點，不然萬一在里面迷路了，或者線路上有什么安全隱患，會極大影響游玩體驗。

三、會議當天

1）會前安排

當天早一點帶著儲存好待用資料的電腦過去，將電腦提前連接好。然后在那面等待來人辦理入住，到時間可以友情提醒參會人員出發(fā)，以保證會議的準時開始。本次出現(xiàn)的情況是：組織人還沒到，已經(jīng)好多人辦理了入住。踩點到了會場，調(diào)試電腦又花了一些時間，開始的時間比規(guī)定時間延后了20分鐘，有可能給參會人造成不好的感受。

2）會議串講

主持人的音色沉穩(wěn)和串講的流暢度可以給參會人員一種正式、踏實的感覺。會議開場因為時間倉促準備慌張，開場開的效果不太好。下次提前到了，把開場詞過幾遍，配上微笑，感受應(yīng)該會更好些。

3）備用資料

本次待講資料準備了兩份，一份在電腦里，一份在U盤里，以防電腦損壞需要換電腦的情況。

4）拍照點位，相機準備

5）倒計時牌安排、錄音安排

會議時間非常緊湊，應(yīng)安排倒計時，避免主講人嚴重超時拖緩整個會議的節(jié)奏。本次帶的牌子，設(shè)置了還有5、3、1分鐘，事實證明，對于控制時間十分有效。錄音應(yīng)選擇靠音響較近的地方，最好是選兩個人錄，避免有一個中途電話打斷或者沒電，漏掉記錄。

6）會議與晚餐銜接

提前問好飯店備菜速度，如本次是提前10分鐘通知走菜即可。這次的酒水沒有及時放到桌子上，導致組織人不在現(xiàn)場大家不知道酒在哪里。下次應(yīng)提前通知讓把涼菜和酒水都擺在桌子上，紅酒正好可以醒醒酒。提前10分鐘走熱菜，人到的時候基本就可以開動了。

四、費用問題

此項與各公司報銷程序關(guān)聯(lián)度極強，僅供參考。

1）前期預(yù)算不需做的太細。你永遠想不到吃飯會多加幾個菜，房間里會吃幾桶泡面摔幾個杯子，所以費用預(yù)算只能是預(yù)估，還要稍微放一點量。

2）稍微放點量后的費用按人頭、公司進行分攤，然后與各項目提前溝通看有無充足額度，開什么性質(zhì)的發(fā)票（餐飲、住宿）

3）所有費用發(fā)生完成后，計算總共金額，以表格形式知會各報銷負責人，統(tǒng)一收錢、統(tǒng)一支付。金額確認無誤后報給酒店前臺，讓他們按此額度開發(fā)票，發(fā)票拿走以后，酒店前臺自己做賬。（本次的酒店前轉(zhuǎn)不過來，非要跟我按照房間號結(jié)算，所以拖沓了一些時間。其實我把總數(shù)給她，她按照房間數(shù)去做賬就可以了）