會議服務(wù)怎樣寫會議策劃流程？

深圳會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據(jù)會議的目的借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù)，為決策、計劃而構(gòu)思、會議策劃設(shè)計、制作策劃方案以達到最終的會議效果，好的會議策劃，一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。今天我們一起來了解下怎樣寫會議策劃流程。

一、深圳會議策劃會前籌劃

確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選

1、會前通知：通知參會人員

方式：電話通知或書面通知

內(nèi)容：時間、地點、參加人員范圍、會議內(nèi)容、會期、報到地點、要求（筆記等）

注意：通知后需落實有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時記錄

統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計分類；

統(tǒng)計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送，詳細(xì)寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話；

2、聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間

預(yù)定房間：（數(shù)量、類型、時間、價格）

聯(lián)系會議室：會議廳（容量、時間、設(shè)備、價格）

餐飲安排：是否需要在會議時準(zhǔn)備茶點，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

3、會議準(zhǔn)備材料：

A、領(lǐng)導(dǎo)講話稿；

B、發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他文件、房卡等；

C、會議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備；

4、場地布置：

A、會議橫幅

B、主席臺的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個團隊一個區(qū)域。

C、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上）

D、如果發(fā)放獎品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？

E、非常重要的會議，請速記員。

F、國際性會議，準(zhǔn)備同音翻譯。

G支出預(yù)算：文件資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結(jié)尾概算一下。

二、深圳會議策劃會中安排

設(shè)立簽到處：參會人員統(tǒng)一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說明注意事項（比如手機、著裝），咨詢返程時間及交通路線，統(tǒng)計并通知安排；注意事項如下：

1、空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低），會場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！

2、燈光音響效果：

3、會議中途休息：放音樂，1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節(jié)會議時會產(chǎn)生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

4、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常

5、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等；

三、深圳會議策劃會后收尾

1、退房：結(jié)賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。

2、送站：根據(jù)返程時間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會人員

3、會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發(fā)送很不方便

4、收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西

5、整理會議記錄，總結(jié)為會議紀(jì)要

6、進行會議總結(jié)，分析不足之處，保留不錯環(huán)節(jié)

會議指南：一、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、 大會主席、副主席、會議時間和地點；

四、參會嘉賓名單（姓名及職務(wù)）

五、會議日程安排（時間、地點、）

六、旅游安排（集合時間、地點，負(fù)責(zé)人，備用品，目的地，餐飲）

七、深圳會議策劃會議須知（所需證件、會議要求、注意事項）