9大準(zhǔn)則告訴你如何開(kāi)好每一次會(huì)

　　提到開(kāi)會(huì)，相信大多數(shù)職場(chǎng)白領(lǐng)就會(huì)頭大，領(lǐng)導(dǎo)常常是滔滔不絕，念不完的經(jīng)，同事們則低頭不語(yǔ)，默默地刷朋友圈。甚至有時(shí)一場(chǎng)會(huì)議從早開(kāi)到晚，然而對(duì)于工作常常是然并卵。

　　應(yīng)該如何的開(kāi)好一次會(huì)議？這是谷歌這樣的大公司也頗為關(guān)注的一個(gè)重要管理議題。甚至谷歌的執(zhí)行董事埃里克·施密特都認(rèn)為這是挺大挺重要的一件事兒。

　　所以在谷歌公司，關(guān)于如何開(kāi)會(huì)這個(gè)議題，他們特別總結(jié)了9條準(zhǔn)則。今天就分享給大家，希望大家能獲得一些啟發(fā)（呃尤其是各位領(lǐng)導(dǎo)）。

　　面對(duì)商議決策時(shí)，往往會(huì)召開(kāi)會(huì)議。在企業(yè)中，開(kāi)會(huì)也許是最令人頭疼的事了。人們對(duì)開(kāi)會(huì)怨聲載道，說(shuō)開(kāi)會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間。實(shí)際上，一場(chǎng)安排得當(dāng)?shù)臅?huì)議很有助益。

　　這樣的會(huì)議，是展示數(shù)據(jù)和觀點(diǎn)、討論問(wèn)題、制定決策最有效的方式。但是請(qǐng)注意，這里說(shuō)的是安排得當(dāng)?shù)臅?huì)議，而現(xiàn)實(shí)中的會(huì)議卻大多恰恰相反。不言自明：一場(chǎng)組織混亂的會(huì)議，既浪費(fèi)時(shí)間，又打擊士氣。

　　計(jì)算機(jī)科學(xué)家憎恨低效，因此這幾年來(lái)，谷歌團(tuán)隊(duì)為會(huì)議的組織設(shè)置了一套準(zhǔn)則。

　　【準(zhǔn)則1】、會(huì)議應(yīng)該有一位決策者或主持

　　會(huì)議過(guò)程中的每一個(gè)時(shí)點(diǎn)都必須有明確的決策者，而這位決策者要對(duì)會(huì)議負(fù)責(zé)。兩個(gè)實(shí)力相當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)之間的會(huì)議往往得不出有效的結(jié)果，因?yàn)殡p方最終會(huì)以妥協(xié)收?qǐng)?，而做不到斬釘截鐵。因此，應(yīng)該由一位資深的人擔(dān)任決策者的角色。

　　【準(zhǔn)則2】、決策者應(yīng)當(dāng)親力親為

　　他應(yīng)該召開(kāi)會(huì)議、保證會(huì)議質(zhì)量、設(shè)立會(huì)議目標(biāo)、確定與會(huì)人員，以及（在可能的前提下）至少提前24小時(shí)傳達(dá)議事日程。在會(huì)議結(jié)束后的48小時(shí)內(nèi)，決策者（不是別人）應(yīng)該用電子郵件向每位與會(huì)者以及任何需要了解會(huì)議情況的人傳達(dá)會(huì)議達(dá)成的決策以及待辦事項(xiàng)。

　　【準(zhǔn)則3】、明確會(huì)議的主人

　　即便是在信息共享或頭腦風(fēng)暴這種不必制定決策的會(huì)議上，也應(yīng)明確指定會(huì)議的主人。主持者應(yīng)挑選合適的與會(huì)者，制定明確的議事日程，還應(yīng)確保提前做好必要的準(zhǔn)備工作，及時(shí)向大家傳達(dá)待辦事項(xiàng)。

　　【準(zhǔn)則4】、會(huì)議應(yīng)該很容易取消

　　所有的會(huì)議都應(yīng)該設(shè)立一個(gè)目標(biāo)，假如會(huì)議目標(biāo)不明確或會(huì)議沒(méi)能達(dá)成既定的目標(biāo)，那么這場(chǎng)會(huì)議也許并不必要。決策者需要捫心自問(wèn)：這場(chǎng)會(huì)議真的有用嗎？會(huì)議是過(guò)于頻繁還是太過(guò)松散？與會(huì)者從會(huì)議中得到需要的信息了嗎？

　　【準(zhǔn)則5】、會(huì)議規(guī)模應(yīng)以便于管理為宜

　　與會(huì)者最好不超過(guò)8人，10人已算上限（但我們非常不建議安排這么多人）。與會(huì)的每個(gè)人都應(yīng)有權(quán)發(fā)表自己的意見(jiàn)，如果其他人必須要對(duì)會(huì)議結(jié)果有所了解，那么應(yīng)該把會(huì)議結(jié)果傳達(dá)給他們，而不是讓他們來(lái)當(dāng)會(huì)議的旁聽(tīng)者。會(huì)議中如果有旁聽(tīng)者在場(chǎng)，會(huì)影響會(huì)議質(zhì)量，還會(huì)讓大家對(duì)暢所欲言有所顧慮。

　　【準(zhǔn)則6】、出席必要的會(huì)議

　　如果你的出席對(duì)會(huì)議不必要，那就退場(chǎng)，如果你可以在會(huì)前婉言謝絕，那就更好了。這一點(diǎn)，在與客戶(hù)或合作伙伴進(jìn)行的會(huì)談上尤其適用。在出席私密會(huì)談的時(shí)候，我們本打算與客戶(hù)或合作方派出的某一位高管促膝談心，卻往往會(huì)面對(duì)滿(mǎn)滿(mǎn)一屋子的與會(huì)者。如果客戶(hù)覺(jué)得有必要把自己公司的全體員工都帶到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)來(lái)，

　　我們也不能反對(duì)，但我們會(huì)對(duì)自己一方的出席人數(shù)加以控制。一般而言，與會(huì)者越少，會(huì)議效果越好。

　　【準(zhǔn)則7】、守時(shí)很重要

　　確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。會(huì)議結(jié)束時(shí)，留出足夠的時(shí)間總結(jié)會(huì)議要點(diǎn)和待辦事項(xiàng)。如果你們?cè)陬A(yù)定的時(shí)間前達(dá)成了會(huì)議目標(biāo)，那就提前結(jié)束會(huì)議。不要忘了預(yù)留出午餐和小憩時(shí)間，尊重身處不同時(shí)區(qū)的人，他們也希望能多花些時(shí)間與家人團(tuán)聚。許多人都忽視了這些基本的人之常情，因此，在這些地方多花些心思，你就能贏得同事們的擁戴。

　　【準(zhǔn)則8】、開(kāi)會(huì)時(shí)就認(rèn)真開(kāi)會(huì)

　　同時(shí)處理多項(xiàng)事務(wù)會(huì)讓你顧此失彼。如果你在開(kāi)會(huì)時(shí)用手提電腦或手機(jī)處理與會(huì)議內(nèi)容無(wú)關(guān)的任務(wù)，那么很明顯，你的時(shí)間還不如花在別處。每個(gè)與會(huì)者都應(yīng)該把注意力集中在會(huì)議上，而不應(yīng)為其他任務(wù)分心。如果有的人出席的會(huì)議太多，連工作任務(wù)都無(wú)暇完成，那么解決方法其實(shí)很簡(jiǎn)單：為待辦任務(wù)排出優(yōu)先順序，減少出席會(huì)議的次數(shù)。

　　【準(zhǔn)則9】、請(qǐng)大家關(guān)閉電腦

　　在這些規(guī)則之中，最后一項(xiàng)實(shí)踐起來(lái)最有挑戰(zhàn)性。在小組會(huì)議上，雖然我們一再告誡大家關(guān)閉電腦，但這話幾乎被當(dāng)成了耳旁風(fēng)，我們不得不作罷。盡管如此，這還是條好規(guī)則！