標準會議費用包含哪些

　　會議是指人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動和消費。作為會展業(yè)的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創(chuàng)造經濟效益等方面具有特殊的作用。

　　而舉辦一場成功的會議，最重要的就是要全面的傳達會議精神，讓與會者了解會議的主題和宗旨，并在會后切實有效的執(zhí)行工作。但是在會議場所選擇之中，會議費用到底包含著哪一些？會議費用的多少往往是決定會議場所的選擇大小。

　　談到如何去選擇一個標準的會議場所，很多人可能會想到只要會議室大小合適，會議設施配備完善，交通便利就大致可以了。但是卻往往忽略會議的費用，下面淘會場就為大家列出一個標準會議的費用到底參合哪些，讓大家能夠清晰明了！

　　會議及展覽的預算不只是一個概念，它需要實際的數(shù)據(jù)分析以及當?shù)亟洕絹頉Q定的。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：

　　1、交通費用：

　　(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通。

　　(2)、會議期間交通費用主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

　　(3)、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

　　2、會議室/廳費用具體可細分為：

　　(1)、會議場地租金通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。

　　(2)、會議設施租賃費用此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上驅I(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

　　(3)、會場布置費用如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。

　　(4)、其他支持費用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。

　　3、住宿費用：

　　值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有些是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣，比如淘會場提供的各個酒店都有10%-40%的優(yōu)惠折扣。

　　正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

　　4、餐飲費用:

　　會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

　　(1)、早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算而改為按預定人數(shù)收取費用）

　　(2)、中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算自助餐形式，按桌預算圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。

　　(3)、酒水及服務費屬于非常規(guī)消費，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

　　(4)、會場茶歇此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

　　(5)、聯(lián)誼酒會/舞會事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：

　　5、視聽設備：

　　如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

　　a、設備本身的租賃費用，通常按天計算

　　b、設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

　　c、音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

　　d、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關專場或包場除外。

　　6、旅游考察費用：

　?。?）旅游餐費一般按照主辦方的獎金預算而定，通常情況下以參加人數(shù)算，每個人的餐標從幾十到幾百元不等，以主辦方舉辦此次行程的目的及接待客戶的社會地位而定。

　?。?）旅游車費是從出發(fā)地到景點再返回出發(fā)地全程專車接送，一般情況下旅游大巴車都只能抵達旅游景區(qū)大門口進行停放后。轉乘景區(qū)統(tǒng)一客車或觀光車前往景點參觀瀏覽，景區(qū)內的觀光車票需另行購買。

　　（3）旅游門票費依照旅游考察的行程所經過的景點、及人數(shù)而定。

　　（4）導游服務費通常一個團會配置一名導游全程跟隨講解介紹，若景區(qū)內有自備導游則由景區(qū)內的導游進行主講，隨團導游為游客進行補充講解。同時隨團導游還要負責掉隊成員的押尾工作。

　　7、雜費

　　雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。