標(biāo)準(zhǔn)會議費(fèi)用包含哪些

　　會議是指人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會展業(yè)的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。

　　而舉辦一場成功的會議，最重要的就是要全面的傳達(dá)會議精神，讓與會者了解會議的主題和宗旨，并在會后切實(shí)有效的執(zhí)行工作。但是在會議場所選擇之中，會議費(fèi)用到底包含著哪一些？會議費(fèi)用的多少往往是決定會議場所的選擇大小。

　　談到如何去選擇一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的會議場所，很多人可能會想到只要會議室大小合適，會議設(shè)施配備完善，交通便利就大致可以了。但是卻往往忽略會議的費(fèi)用，下面淘會場就為大家列出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)會議的費(fèi)用到底參合哪些，讓大家能夠清晰明了！

　　會議及展覽的預(yù)算不只是一個(gè)概念，它需要實(shí)際的數(shù)據(jù)分析以及當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)水平來決定的。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

　　1、交通費(fèi)用：

　　(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通。

　　(2)、會議期間交通費(fèi)用主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點(diǎn)的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

　　(3)、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。

　　2、會議室/廳費(fèi)用具體可細(xì)分為：

　　(1)、會議場地租金通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

　　(2)、會議設(shè)施租賃費(fèi)用此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

　　(3)、會場布置費(fèi)用如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。

　　(4)、其他支持費(fèi)用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

　　3、住宿費(fèi)用：

　　值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有些是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣，比如淘會場提供的各個(gè)酒店都有10%-40%的優(yōu)惠折扣。

　　正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

　　4、餐飲費(fèi)用:

　　會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

　　(1)、早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

　　(2)、中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算自助餐形式，按桌預(yù)算圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

　　(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)屬于非常規(guī)消費(fèi)，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。

　　(4)、會場茶歇此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

　　(5)、聯(lián)誼酒會/舞會事實(shí)上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)：

　　5、視聽設(shè)備：

　　如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

　　a、設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

　　b、設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會展服務(wù)商代理

　　c、音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

　　d、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計(jì)算預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)專場或包場除外。

　　6、旅游考察費(fèi)用：

　?。?）旅游餐費(fèi)一般按照主辦方的獎(jiǎng)金預(yù)算而定，通常情況下以參加人數(shù)算，每個(gè)人的餐標(biāo)從幾十到幾百元不等，以主辦方舉辦此次行程的目的及接待客戶的社會地位而定。

　　（2）旅游車費(fèi)是從出發(fā)地到景點(diǎn)再返回出發(fā)地全程專車接送，一般情況下旅游大巴車都只能抵達(dá)旅游景區(qū)大門口進(jìn)行停放后。轉(zhuǎn)乘景區(qū)統(tǒng)一客車或觀光車前往景點(diǎn)參觀瀏覽，景區(qū)內(nèi)的觀光車票需另行購買。

　?。?）旅游門票費(fèi)依照旅游考察的行程所經(jīng)過的景點(diǎn)、及人數(shù)而定。

　　（4）導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)通常一個(gè)團(tuán)會配置一名導(dǎo)游全程跟隨講解介紹，若景區(qū)內(nèi)有自備導(dǎo)游則由景區(qū)內(nèi)的導(dǎo)游進(jìn)行主講，隨團(tuán)導(dǎo)游為游客進(jìn)行補(bǔ)充講解。同時(shí)隨團(tuán)導(dǎo)游還要負(fù)責(zé)掉隊(duì)成員的押尾工作。

　　7、雜費(fèi)

　　雜費(fèi)是指會展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。