淺談高效會議活動策劃的7條準(zhǔn)則

無論活動如何，效率始終是評估的標(biāo)準(zhǔn)之一。同樣，舉行會議時，如何更有效地完成會議以及如何更快更完整地完成會議是客戶對該事件進(jìn)行評分的標(biāo)準(zhǔn)之一。今天給大家講以下7條有助于提高會議活動效果的準(zhǔn)則，希望對你有所幫助。

一、凡是會議，必設(shè)專人準(zhǔn)備

1.切勿舉行未經(jīng)準(zhǔn)備的會議。會議的成本是時間的浪費(fèi)。如果會議沒有結(jié)果，那就是對公司的犯罪，沒有準(zhǔn)備的會議就等于一場集體謀殺。

2.會議由辦公廳(重要會議)或管理層(上午會議)進(jìn)行預(yù)檢查(為大，中，小會議級別設(shè)置接受標(biāo)準(zhǔn))未經(jīng)準(zhǔn)備的會議或發(fā)言人 必須根據(jù)系統(tǒng)取消缺席會議， 并適當(dāng)懲罰各方。

3.在重要會議之前，有必要提前發(fā)送會議資料并提前閱讀和準(zhǔn)備資料，進(jìn)入會議室后是不可能的。

二、凡是會議，必提前公開主題

1、開會必須要有明確的會議目的，準(zhǔn)備會議PPT顯示會議主題。

2、沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。

3、會議的主題，要事先通知與會人員。

三、凡是會議，必有紀(jì)律

1、開會設(shè)一名紀(jì)律檢查官(一般由主持人擔(dān)任)，在會議前先宣布會議紀(jì)律(如關(guān)手機(jī)等)。

2、對于遲到要處罰，對于會議上不安流程進(jìn)行要提醒，對于發(fā)言人帶情緒要提醒，對于開小會 私下討論的行為要提醒和處罰，對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為要進(jìn)行處罰。

3、每一項(xiàng)討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。

4、設(shè)定時間，準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束：準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時間，開會一 定要準(zhǔn)時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論 可暫放一下，避免影響其他議題，或告之為什么延時的原因。

四、凡是會議，必有結(jié)果

1.會議的目的是解決問題和改善局勢，如果沒有達(dá)到這個結(jié)果，那就浪費(fèi)了每個人的時間。

2.鼓勵所有人積極參加會議會議主管保留暫停任何偏離會議主題的人的權(quán)利。

3.會議組織者必須設(shè)置時間提醒：還有60分鐘，30分鐘和10分鐘。

4.會議決議必須書面記錄并當(dāng)場朗讀。 每個人都要以書面形式確認(rèn)簽名，這一點(diǎn)很重要。

5.如果沒有確定的結(jié)論，則可以單獨(dú)討論，得出解決方案，確認(rèn)結(jié)論，然后立即開始采取措施。

五、凡是會議，必有訓(xùn)練

1、行政部要有專門針對如何開會的培訓(xùn)，讓公司的會議變得高效。

2、會議訓(xùn)練包括：如何開會、如何主持、如何記錄、如何追蹤、如何對待分歧、如何會場 匯報、過往的錯誤及處罰、過往的成功經(jīng)驗(yàn)及獎勵等。

六、凡是會議，必有記錄

1.需要編寫會議決議以確認(rèn)特定的執(zhí)行人員和截止日期。

2.完成一項(xiàng)決議需要多種資源，但必須在決議記錄中明確說明這些資源，以使它們在會議后不會彼此偏離，不會影響決議的完成， 這點(diǎn)特別重要。

3.如果會議被推遲，請不要跟進(jìn)。由于會議將是空的，請加強(qiáng)審核和檢查。會議后應(yīng)建立后續(xù)程序和負(fù)責(zé)人。

4.會議的所有決議應(yīng)得到跟進(jìn)，審核和檢查。萬一發(fā)生事故，您可以及時進(jìn)行調(diào)整，以確保完成所有會議決議。

七、凡是會議，牢記三個公式

1、開會 + 不落實(shí) = 零!

2、布置工作 + 不檢查 = 零!

3、抓住不落實(shí)的事 + 追究不落實(shí)的人 = 落實(shí)!