淺談高效會(huì)議活動(dòng)策劃的7條準(zhǔn)則

無論活動(dòng)如何，效率始終是評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)之一。同樣，舉行會(huì)議時(shí)，如何更有效地完成會(huì)議以及如何更快更完整地完成會(huì)議是客戶對(duì)該事件進(jìn)行評(píng)分的標(biāo)準(zhǔn)之一。今天給大家講以下7條有助于提高會(huì)議活動(dòng)效果的準(zhǔn)則，希望對(duì)你有所幫助。

一、凡是會(huì)議，必設(shè)專人準(zhǔn)備

1.切勿舉行未經(jīng)準(zhǔn)備的會(huì)議。會(huì)議的成本是時(shí)間的浪費(fèi)。如果會(huì)議沒有結(jié)果，那就是對(duì)公司的犯罪，沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)集體謀殺。

2.會(huì)議由辦公廳(重要會(huì)議)或管理層(上午會(huì)議)進(jìn)行預(yù)檢查(為大，中，小會(huì)議級(jí)別設(shè)置接受標(biāo)準(zhǔn))未經(jīng)準(zhǔn)備的會(huì)議或發(fā)言人 必須根據(jù)系統(tǒng)取消缺席會(huì)議， 并適當(dāng)懲罰各方。

3.在重要會(huì)議之前，有必要提前發(fā)送會(huì)議資料并提前閱讀和準(zhǔn)備資料，進(jìn)入會(huì)議室后是不可能的。

二、凡是會(huì)議，必提前公開主題

1、開會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的，準(zhǔn)備會(huì)議PPT顯示會(huì)議主題。

2、沒有主題和流程的會(huì)議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。

3、會(huì)議的主題，要事先通知與會(huì)人員。

三、凡是會(huì)議，必有紀(jì)律

1、開會(huì)設(shè)一名紀(jì)律檢查官(一般由主持人擔(dān)任)，在會(huì)議前先宣布會(huì)議紀(jì)律(如關(guān)手機(jī)等)。

2、對(duì)于遲到要處罰，對(duì)于會(huì)議上不安流程進(jìn)行要提醒，對(duì)于發(fā)言人帶情緒要提醒，對(duì)于開小會(huì) 私下討論的行為要提醒和處罰，對(duì)于在會(huì)上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為要進(jìn)行處罰。

3、每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。

4、設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間，開會(huì)一 定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論 可暫放一下，避免影響其他議題，或告之為什么延時(shí)的原因。

四、凡是會(huì)議，必有結(jié)果

1.會(huì)議的目的是解決問題和改善局勢(shì)，如果沒有達(dá)到這個(gè)結(jié)果，那就浪費(fèi)了每個(gè)人的時(shí)間。

2.鼓勵(lì)所有人積極參加會(huì)議會(huì)議主管保留暫停任何偏離會(huì)議主題的人的權(quán)利。

3.會(huì)議組織者必須設(shè)置時(shí)間提醒：還有60分鐘，30分鐘和10分鐘。

4.會(huì)議決議必須書面記錄并當(dāng)場(chǎng)朗讀。 每個(gè)人都要以書面形式確認(rèn)簽名，這一點(diǎn)很重要。

5.如果沒有確定的結(jié)論，則可以單獨(dú)討論，得出解決方案，確認(rèn)結(jié)論，然后立即開始采取措施。

五、凡是會(huì)議，必有訓(xùn)練

1、行政部要有專門針對(duì)如何開會(huì)的培訓(xùn)，讓公司的會(huì)議變得高效。

2、會(huì)議訓(xùn)練包括：如何開會(huì)、如何主持、如何記錄、如何追蹤、如何對(duì)待分歧、如何會(huì)場(chǎng) 匯報(bào)、過往的錯(cuò)誤及處罰、過往的成功經(jīng)驗(yàn)及獎(jiǎng)勵(lì)等。

六、凡是會(huì)議，必有記錄

1.需要編寫會(huì)議決議以確認(rèn)特定的執(zhí)行人員和截止日期。

2.完成一項(xiàng)決議需要多種資源，但必須在決議記錄中明確說明這些資源，以使它們?cè)跁?huì)議后不會(huì)彼此偏離，不會(huì)影響決議的完成， 這點(diǎn)特別重要。

3.如果會(huì)議被推遲，請(qǐng)不要跟進(jìn)。由于會(huì)議將是空的，請(qǐng)加強(qiáng)審核和檢查。會(huì)議后應(yīng)建立后續(xù)程序和負(fù)責(zé)人。

4.會(huì)議的所有決議應(yīng)得到跟進(jìn)，審核和檢查。萬一發(fā)生事故，您可以及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，以確保完成所有會(huì)議決議。

七、凡是會(huì)議，牢記三個(gè)公式

1、開會(huì) + 不落實(shí) = 零!

2、布置工作 + 不檢查 = 零!

3、抓住不落實(shí)的事 + 追究不落實(shí)的人 = 落實(shí)!