承接大型會(huì)議活動(dòng)時(shí)要如何做好前期策劃！

第一步：初步策劃/預(yù)估預(yù)算

初步活動(dòng)策劃：首先是你活動(dòng)的目的是什么？造勢(shì)策劃執(zhí)行過多場500余人的活動(dòng)，涉及接引、住宿、例會(huì)、晚宴、表演，等環(huán)節(jié)，此檔次年會(huì)預(yù)算總費(fèi)用在50W起步，大部分費(fèi)用是場地的住宿、例會(huì)餐飲；

預(yù)算：你要達(dá)到什么樣的效果？這個(gè)和你預(yù)算有很大的關(guān)系，預(yù)算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你第一需要對(duì)接的就是本公司負(fù)責(zé)人，再聯(lián)系酒店和深圳會(huì)議策劃公司做出闡述活動(dòng)大概規(guī)模結(jié)合三方建議估出大概預(yù)算上報(bào)審批；

第二步：后勤人員組織和時(shí)間安排

做出具體工作職責(zé)表和時(shí)間進(jìn)度表，留有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備，大型會(huì)議建議提前30天準(zhǔn)備，給活動(dòng)視覺設(shè)計(jì)留有足夠的時(shí)間，并且通知深圳會(huì)議策劃公司，把場地物料布置和表演部分外包出去；

一定要有書面執(zhí)行方案，總負(fù)責(zé)人，責(zé)任到人，定期例會(huì)通報(bào)進(jìn)度。

第三步：酒店選址

參考多家市內(nèi)同檔次酒店，并逐一實(shí)地調(diào)研，建議參考交通便利，離市中心區(qū)遠(yuǎn)的高檔酒店；而且最好能試吃試住，酒店定好后帶深圳會(huì)議策劃公司實(shí)地測量場地，并和公司行政部門確定與會(huì)人員名單，交于深圳會(huì)議策劃公司設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函，并送出。

第四步：會(huì)議物料布置和與會(huì)用品采購

這兩個(gè)可以交給專業(yè)的深圳會(huì)議策劃公司和公司采購，

第五步：會(huì)議執(zhí)行

提前一到兩天多開彩排會(huì)議，保證隨時(shí)有問題隨時(shí)有人解決，其實(shí)以我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)來看，只要前期策劃方案做的夠詳細(xì)，中間執(zhí)行環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有太大問題。