會議準(zhǔn)備注意到的事項

　　準(zhǔn)備一場會議，尤其是一場大型會議，需要的物力人力是非常多的。它條條框框的規(guī)則也很多，準(zhǔn)備會議的注意事項也就很多。

　　一定要考慮周全

　　要成功地舉辦一次會議，尤其是大型會議，須要考慮很多方面的問題，比如開會的時間是否能保證大家都能參加，會不會遇到外賓來訪或者公司出貨；不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯(lián)絡(luò)；會議的主席、主持、記錄人員、現(xiàn)場服務(wù)人員等相關(guān)人員的安排是否妥當(dāng)；會議需要什么輔助器材，由誰負(fù)責(zé)；會議進(jìn)行的時間預(yù)計有多久等等。只有事先做好準(zhǔn)備工作，才能保證會議地順利進(jìn)行與圓滿結(jié)束。

　　選擇合適的會議場所

　　會議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會議室；有時公司會在周末安排員工到一個山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假；至于大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管采用哪種方式，對會場的基本要求是一致的，即：會場應(yīng)該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風(fēng)良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時看得清楚，安靜不嘈雜，空調(diào)良好，插座、電源、白板、麥克風(fēng)等設(shè)備齊全。

　　用文字記錄會議的相關(guān)事項

　　在準(zhǔn)備會議的過程中，有關(guān)會議的各個事項，如時間、地點、會議議程等等都應(yīng)該用文字記錄下來，便于在后續(xù)工作中察看。有關(guān)會議的決定、通知等要打印出來發(fā)給相關(guān)人員，不能只進(jìn)行口頭通知，俗話說口說無憑，有時候秘書已經(jīng)通知了各個部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細(xì)致。

　　會務(wù)小組在準(zhǔn)備會議時，最好將所有注意事項列在自己的筆記本上，以防出現(xiàn)不必要的差錯。